Kodeks pracy wskazuje nieobecności w pracy, które – jeśli trwają co najmniej miesiąc – obniżają pracownikowi proporcjonalnie wymiar urlopu wypoczynkowego za dany rok. Z tym, że obniżają go tylko
w roku powrotu z tych nieobecności. Nieobecności, które powodują taki skutek, to:

• urlop bezpłatny,
• urlop wychowawczy,
• okres odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, służby przygotowawczej, okresowej służby wojskowej, terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
• okres tymczasowego aresztowania,
• okres odbywania kary pozbawienia wolności,
• nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy.

Przy czym jest pewna odrębna zasada, która dotyczy tylko jednej z wymienionych nieobecności – urlopu wychowawczego. Jeśli bowiem pracownik rozpoczyna i kończy urlop wychowawczy w tym samym roku kalendarzowym, nie zmniejszamy mu proporcjonalnie urlopu wypoczynkowego za ten rok. Jeśli więc np. pracownik rozpoczyna urlop bezpłatny 1 lutego a kończy 30 kwietnia, ma roczny wymiar urlopu niższy o 3/12, jeśli jednak tyle samo czasu był na urlopie wychowawczym – nie będzie zmniejszenia wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Natomiast w przypadku wszystkich wskazanych wyżej nieobecności, jeśli pracownik przebywa na nich przez cały rok kalendarzowy, wcale nie nabywa urlopu wypoczynkowego za taki rok. Jeżeli jednak przerwie choć na chwilę tę nieobecność – przysługuje mu urlop w wymiarze proporcjonalnym za taki rok. I to nawet wtedy, gdy przerwa była tak naprawdę wypełniona inną nieobecnością (nieobniżającą wymiaru urlopu) – tak jak w tym przypadku, gdy pracownik w przerwie przebywał na zwolnieniu lekarskim.